מהתנועה בבנק להתאמה מאושרת.

השלבים, בקצב שלכם.

לפני שמתחילים: הרשאה למסך ולפעולה הדרושה, פרטי חשבון הבנק, קובץ תנועות CSV והחשבוניות או ההוצאות הרלוונטיות. לשמירה ולאישור נדרשות ההרשאות המתאימות.

1. כל תנועה. המסמך שלה.

   משתמשים בהתאמות בנק כדי לבדוק אילו תנועות כבר נקשרו למסמכים ואילו עדיין דורשות בירור. המדריך מציג תקבול של 980 ₪ מול שתי חשבוניות של 600 ו־400 ₪. כל הנתונים הם נתוני הדגמה מבודדים.

2. פותחים התאמות בנק

   פתחו את התפריט, הרחיבו הנהלת חשבונות ובחרו התאמות בנק. במסך תמצאו חשבונות, תנועות, התאמות וייבוא. האפשרויות הזמינות תלויות בהרשאות שלכם. כאן נשתמש במסלול הוספת חשבון וייבוא CSV.

3. מוסיפים את החשבון הנכון

   אם החשבון כבר קיים, בחרו אותו והמשיכו לייבוא. אם הוא עדיין לא קיים, פתחו את עמוד הוספת החשבון. הוספת פרטי חשבון אינה כשלעצמה חיבור חי לבנק ואינה מושכת תנועות.

4. בודקים את פרטי החשבון

   מלאו את הפרטים כפי שהם מופיעים אצלכם. השתמשו בבחירת הסניף כשצריך, ותנו לחשבון שם שקל לזהות. המטבע צריך להתאים לתנועות שתייבאו. בדקו את הפרטים לפני השמירה כדי שלא תעבדו מול חשבון אחר.

5. מוודאים שהחשבון מופיע

   בחרו את החשבון החדש ובדקו שזה החשבון שמיועד לקובץ הבנק. בהדגמה החשבון נוצר בנתונים מבודדים. הופעת החשבון ברשימה מעידה על שמירת הפרטים; היא אינה מעידה על חיבור בנק חי.

6. מייבאים תנועות מקובץ

   הורידו את קובץ התנועות שלכם ובחרו ייבוא לחשבון המתאים. בדקו שאתם משתמשים בתקופה ובחשבון שהתכוונתם אליהם. ההדגמה מציגה קובץ מבודד; אין להעלות נתוני דוגמה לחשבון פעיל.

7. מתאימים את פורמט הקובץ

   המסך מציע פורמטים להפועלים, לאומי, דיסקונט ומזרחי, לצד CSV כללי. בחרו לפי הקובץ שברשותכם. ב־CSV כללי השורה הראשונה היא כותרות, וסדר העמודות הוא תאריך, תיאור, סכום עם סימן, ויתרה אם קיימת. נדרשים תאריך וסכום קריאים. בדוגמה נייבא שלוש תנועות, נדלג על כפילות ונזהה שורה שלא נקראה.

8. קוראים את תוצאת הייבוא

   שלושת המספרים מתארים תוצאות שונות. כפילות שדולגה אינה תנועה חדשה. שורה שלא נקראה דורשת בדיקה של הקובץ והסיבה שהוצגה. עברו על היסטוריית הייבוא; הודעת הצלחה אינה אומרת שכל שורה בקובץ נקלטה.

9. מכירים את התנועות

   זהו את התנועה לפי כמה פרטים יחד. סכום זהה לבדו אינו מספיק כדי לדעת לאיזה מסמך היא שייכת. בדוגמה שלנו מוצג תקבול של 980 ₪, והוא עדיין ללא התאמה. משם נמשיך למסמכים האפשריים.

10. תקבול או חיוב?

    במסלול הזה סוג התנועה קובע אילו מסמכים מתאימים לבחירה. תקבול חיובי נבדק מול חשבוניות, וחיוב שלילי מול הוצאות. ודאו שאתם בודקים את הכיוון והמטבע הנכונים, ולא רק סכום שנראה דומה.

11. מצמצמים את החיפוש

    המסננים מצמצמים את התצוגה. התחילו בחשבון ובתקופה שהתכוונתם לבדוק, ואז בתנועות שעדיין אינן מותאמות. אם התנועה אינה מופיעה, בדקו את המסננים ואת היסטוריית הייבוא לפני שמייבאים שוב.

12. המערכת מציעה. אתם בודקים.

    פתחו את אזור ההתאמות ובחרו בפעולה האוטומטית. תגיעו למסך בדיקת ההצעות. בדקו את התנועה ואת המסמכים שהוצעו. אישור ההתאמה הוא שלב נפרד ומפורש, אחרי שבחרתם הצעה מתאימה.

13. כשאין הצעה מתאימה

    המערכת אינה מסיקה עמלה מהפרש ואינה יוצרת בדוגמה הזו הקצאה חלקית לשתי החשבוניות. לכן אין הצעה מתאימה לתקבול הזה. בהצעות אחרות, כשישנן, בודקים את המסמכים ואת ההקצאות לפני בחירה. בהמשך נבנה כאן התאמה ידנית ונבדוק אותה.

14. קוראים את סיבת הבדיקה

    בדקו את הסיבה ואת פרטי התנועה, כגון סכום, תאריך ותיאור. חפשו את החשבוניות או ההוצאות המתאימות. בהמשך נבדוק גם את פרטי ההקצאה הידנית. ההסבר במסך עוזר לבירור; הוא אינו מחליף מסמכים שמוכיחים למה התנועה שייכת.

15. כשחסר מסמך מתאים

    בדוגמה נשארות תנועות ללא מסמך מתאים. מצאו את החשבונית או ההוצאה הנכונה. במקרים אחרים, אם מוצגת סיבה של כמה אפשרויות או חשד לכפילות, בדקו אותה בנפרד. השאירו את התנועה ללא התאמה עד שהבירור הושלם.

16. בוחרים את המסמכים בעצמכם

    בחרו את התקבול של 980 ₪ ואת החשבונית הראשונה, על 600 ₪. המסמך הראשון לבדו אינו מסביר את מלוא התנועה. בדקו אם יש מסמך נוסף שמתייחס לאותו תקבול, במקום לכפות התאמה לסכום הלא נכון.

17. תנועה אחת. שני מסמכים.

    בחרו את שתי החשבוניות ובדקו שהן באמת שייכות לתקבול הזה. עכשיו קיים הפרש של 20 ₪. לפני שממשיכים, בודקים מה מסביר את ההפרש ואיזו אפשרות נבחרה במסך.

18. הפרש דורש הסבר

    במקרה הזה המסך מציע דרכים שונות להסביר את ההפרש, והוא עשוי לבחור עמלה מראש. אל תסתמכו על הבחירה הראשונית. בדקו את מסמכי העסקה ואז בחרו באפשרות שמתאימה לה. נראה כעת את שתי האפשרויות באותה דוגמה.

19. כשהתשלום חלקי

    כאן 980 ₪ מוקצים למסמכים, ללא עמלה: 600 ועוד 380. ההקצאה אינה מכסה את כל יתרת המסמך השני. בדקו את סדר המסמכים והסכום שהוקצה לכל אחד, ושמרו את היתרה לבירור או לתנועה נוספת.

20. כשההפרש הוא עמלה מתועדת

    זו אפשרות חלופית לתשלום החלקי, ולא פעולה נוספת עליו. משתמשים בה רק כשהמידע שברשותכם תומך בעמלה. לתקבול הזה: 1,000 פחות 20 שווה 980. עברו על פרטי הטיוטה, שני המסמכים, ההקצאות והעמלה המפורשת לפני הבחירה והאישור.

21. בודקים שוב כשהמידע השתנה

    הצעה מתבססת על המידע שהיה בזמן הבדיקה. כשאי אפשר לאשר מפני שהמידע השתנה, חזרו לבדיקה ורעננו את ההצעות. עברו שוב על המסמכים, ההקצאות והעמלה. אל תאשרו הצעה חדשה בלי לקרוא אותה.

22. מאשרים את הבחירה המדויקת

    במסך האישור בדקו שוב איזו תנועה ואילו מסמכים נבחרו. ודאו שהסכומים והעמלה, אם קיימת, תואמים לבירור שלכם. האישור מיועד להצעה שבחרתם; הצעות אחרות אינן מאושרות יחד איתה. בהדגמה האישור משנה נתונים מבודדים בלבד.

23. מוודאים שהתנועה הותאמה

    לפני האישור בדקנו את שני המסמכים, את ההקצאות של 600 ו־400 ₪ ואת העמלה של 20 ₪. אחרי האישור בודקים את סטטוס התנועה. אם הופיעה הודעה אחרי האישור, בדקו את הסטטוס לפני ניסיון נוסף. בתצוגת התנועות הקישור לשני מסמכים אינו מופיע בדוגמה הזו. הפעולה אינה מעבירה כסף ואינה כשלעצמה משנה חשבונית לסטטוס שולם. מצב האישור המוצג הוא בנתוני הדגמה בלבד.

24. מסיימים עם מה שעדיין פתוח

    עברו על התנועות שנותרו פתוחות. מסמך חסר, הפרש בסכום, כמה אפשרויות וחשד לכפילות דורשים טיפול שונה. שמרו את התנועה ללא התאמה כשאין מספיק מידע. השלימו את הבירור ואז חזרו לבדיקה ואישור.

לפני האישור בודקים את המסמכים וההקצאות. בסיום בודקים את סטטוס התנועה. תנועות שדורשות בירור נשארות ללא התאמה.

כשקיים הפרש או שהמידע השתנה, משלימים את הבירור וחוזרים לבדיקה לפני האישור. בחירה אוטומטית אינה מחליפה בדיקה שלכם.