ליד חדש. בעלים. משימת מעקב.

השלבים, בקצב שלכם.

לפני שמתחילים: הרשאות למסך ולפעולות, לוח לידים ואיש צוות מתאים. הגדירו מי מטפל ומתי צריך לחזור לליד.

1. ליד חדש. המשך ברור.

   אוטומציה מתאימה לפעולה שחוזרת על עצמה כשמשהו קורה ב־CRM. בדוגמה נבחר ליד חדש שעדיין אין לו בעלים, נקצה אותו לדנה וניצור משימה למעקב בעוד 24 שעות. כל הרשומות במדריך הן נתוני הדגמה מבודדים.

2. פותחים אוטומציות CRM

   במסך האוטומציות רואים את הכללים ואת מצב ההפעלה שלהם. אפשר לפתוח כלל, לבדוק אותו ולראות ריצות. הכניסה והפעולות הזמינות תלויות בהרשאות ובאפשרויות של העסק שלכם.

3. בוחרים את הלוח

   הלוח קובע לאילו פריטים הכלל שייך. בחרו את הלוח שאליו נכנסים הלידים הרלוונטיים, ובדקו שזה הלוח הנכון לפני המשך ההגדרה. בהדגמה נשתמש בלוח לידים מבודד.

4. נותנים לכלל שם ברור

   שם ברור עוזר לזהות את הכלל ברשימה ובזמן בדיקת תקלה. למשל: ליד חדש — בעלות ומעקב. אם משאירים את Identifier (auto) ריק, נוצר מזהה בזמן השמירה; בתצלום הדוגמה מופיע מזהה שנבחר מראש. השם אינו מחליף את הגדרת הטריגר, התנאים והפעולות.

5. מגדירים מתי מתחילים

   טריגר הוא האירוע שמתחיל את בדיקת הכלל. בדוגמה זה item.created. הכלל אינו סורק מעצמו את כל הלידים הישנים, ואינו מתחיל מחדש רק מפני שערכתם ליד קיים.

6. ממשיכים רק בלי בעלים

   תנאי קובע אם להמשיך לפעולות אחרי האירוע. בחרו owner_id והאפשרות is_empty. אין צורך להזין ערך להשוואה הזאת. ליד חדש שכבר מגיע עם בעלים אינו עומד בתנאי הזה.

7. מוסיפים הקצאת בעלות

   פעולה מתארת את השינוי שיבוצע כשהתנאים מתקיימים. בדוגמה נקצה לאדם קבוע, ולכן נשתמש בהקצאה ישירה. בדקו את ההגדרה שנבחרה ולא רק את שם הפעולה.

8. בוחרים מי יטפל בליד

   בחרו איש צוות שמתאים לטיפול בלידים מהלוח הזה. בדוגמה דנה היא המשתמשת שנבחרה במפורש. אם איש הצוות משתנה, חזרו לכלל ועדכנו גם את משימת המעקב לפני הפעלה.

9. מוסיפים את הצעד הבא

   הפעולות מוגדרות בסדר ביצוע. תחילה מקצים את הליד, ואז יוצרים משימה שמסבירה מה לעשות בהמשך. בדוגמה אלה פעולות פנימיות ב־CRM; לא נשלחת הודעה ללקוח.

10. כותבים כותרת שמתעדכנת

    הכותרת היא הטקסט שאיש הצוות יראה במשימה. {{item.name}} מוחלף בשם הפריט שהפעיל את הכלל. שמרו את הסוגריים ואת שם המשתנה כפי שהם, ובחרו ניסוח שמתאר פעולה ברורה.

11. קובעים מתי לחזור

    המשימה בדוגמה מקבלת מועד יעד 24 שעות אחרי יצירתה בזמן ביצוע הפעולה. זה מועד המשימה, לא הבטחה שמישהו יתקשר אוטומטית. בחרו זמן ועדיפות שמתאימים לתהליך העבודה שלכם.

12. מקצים גם את המשימה

    בעלות על ליד והקצאת משימה הן שתי הגדרות שונות. בדוגמה נבחר אותו איש צוות במפורש בשתי הפעולות. לפני השמירה ודאו מי יקבל את המשימה; שם הפעולה לבדו אינו מוכיח את ההקצאה.

13. קוראים את הכלל כולו

    עברו על כל ההגדרות יחד. בדקו שאין פעולה נוספת שאינה דרושה, שהמשימה משויכת לאדם הנכון ושהזמן הוא 24 שעות. בדוגמה בחרנו עדיפות רגילה וכותרת עם שם הליד.

14. שומרים ובודקים את המצב

    אל תניחו ששמירה יוצרת טיוטה לא פעילה. במסך היצירה הנוכחי הכלל החדש נשמר פעיל. בדקו את המצב מיד, וכבו את הכלל בזמן ההכנה אם עדיין אינכם רוצים שיפעל על אירועים חדשים.

15. עוצרים בזמן ההכנה

    כלל כבוי אינו מבצע את הפעולות שלו על אירוע חדש. הכיבוי אינו מוחק משימות שנוצרו קודם ואינו מחזיר בעלות שכבר השתנתה. השתמשו בו כדי לשלוט בפעולות הבאות בזמן ההכנה.

16. בודקים בלי לבצע

    בדיקת הכלל מציגה איך התנאים והפעולות נבדקים מול נתוני הדוגמה שנבחרו לבדיקה. בדקו את הדוגמה ואת התוצאה שמוצגות. הבדיקה היא הדמיה; היא אינה יוצרת את משימת המעקב ואינה מקצה ליד בפועל.

17. תוצאה צפויה היא התחלה

    תוצאת בדיקה מתאימה עוזרת לבדוק את ההגדרה. היא אינה הוכחה שהמשימה נשמרה או שהליד הוקצה. אחרי הפעלה ואירוע מתאים, בדקו את הליד, את המשימה ואת היסטוריית הריצות.

18. מפעילים כשהכול מוכן

    כלל פעיל מיועד לאירועים הבאים שמתאימים ללוח ולטריגר. ההפעלה אינה מריצה אותו מחדש על כל הלידים הקיימים. בדוגמה נמשיך לאירוע חדש במנוע המקורי, עם נתוני הדגמה מבודדים בלבד.

19. ליד חדש נכנס ללוח

    בדוגמה שם הליד הוא בקשה מאתר ואין לו בעלים. במצב הזה אירוע יצירת הפריט מתאים לטריגר והתנאי מתקיים. נבדוק כעת את התוצאות של המנוע בנתוני ההדגמה, ולא נסתפק בתוצאת ההדמיה.

20. בודקים מי קיבל את הליד

    במסך הפריט, השדה אחראי מציג מזהה משתמש. כאן 7 תואם לדנה שנבחרה בבחירת איש הצוות. בדקו שזה הליד הנכון ושמזהה הבעלים תואם לבחירה. אלה נתוני הדגמה מבודדים; אין שינוי ברשומות הלקוחות שלכם.

21. בודקים את משימת המעקב

    בדקו שהשם בכותרת הוא שם הליד הנכון ושמועד היעד נשמר. את דנה בחרנו במפורש כאחראית בשלב ההגדרה; כרטיס המשימה הזה אינו מציג את שמה. קיום כלל פעיל אינו מספיק כדי להוכיח שמשימה נוצרה. משימת ההדגמה נוצרה מהכלל ונבדקה לצד הליד והריצה.

22. בודקים גם את הריצה

    היסטוריית הריצות עוזרת לחבר בין האירוע לבין מה שקרה. בדקו את הריצה הרלוונטית ואת שתי הפעולות, לצד הליד והמשימה עצמם. אם פעולה נכשלה, בדקו את המצב בפועל לפני ניסיון נוסף; הודעת בדיקה אינה מחליפה תוצאה שמורה.

23. כשכבר יש בעלים

    בדוגמה השנייה נוצר ליד עם בעלים שכבר הוגדר. המנוע מדלג על הפעולות: הבעלות נשמרת ולא נוצרת משימה נוספת מהכלל הזה. דילוג מפני שהתנאי לא מתקיים הוא תוצאה צפויה, לא בהכרח תקלה.

24. שומרים על כלל שמתאים לעסק

    חזרו לכלל כשמשתנה איש הצוות, הלוח או זמן המעקב. בדקו גם את הקצאת הליד וגם את אחראי המשימה. בהדגמה מסיימים כשהכלל כבוי; אצלכם בחרו את מצב ההפעלה לפי התהליך המוכן שלכם ובדקו את הריצות הראשונות.

בודקים שלושה דברים: בעלים בליד, משימת מעקב עם האחראי והמועד הנכונים, וריצה שמסבירה מה בוצע. בדיקת הדמיה לבדה אינה הוכחה לביצוע.

כשהצוות או התהליך משתנים, עוצרים ומעדכנים. כשהריצה מציגה כשל, בודקים את הרשומות לפני ניסיון נוסף.